Dokumentenmanagement (DMS)
Das papierlose Büro ist schon seit Jahren in aller Munde. Trotz fortschreitender Digitalisierung haben aber bis heute nur etwa die Hälfte aller Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme in ihren Geschäftsablauf integriert, obwohl der effiziente Umgang mit Dokumenten die Basis für den reibungslosen Ablauf von Prozessen darstellt. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Unternehmen, Dokumente nahtlos zu erstellen, zu organisieren, zu speichern und gemeinsam zu nutzen. Sie verschlanken und beschleunigen Prozesse, motivieren Mitarbeiter und steigern dadurch die Wettbewerbsfähigkeit. Kurzum: Sie sparen Zeit und Geld!
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS ist eine Softwarelösung, die Unternehmen hilft, ihre Dokumente digital zu verwalten und zu organisieren. Von Angeboten, Rechnungen, Formularen oder e-Akten bis hin zu spezifischen Formaten – ein DMS ermöglicht es Nutzern, Dokumente effizient zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
Dokumentensuche
Leitungsstarke Suchfunktionen ermöglichen ein schnelles Auffinden von Dokumenten.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Sensible Unternehmensdaten können durch Zugriffsberechtigungen geschützt werden, so dass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Automatisierte Workflows
DMS können Workflows automatisieren, wie z.B. die Freigabe von Dokumenten, die Überprüfung von Inhalten und die Benachrichtigung über Änderungen.
Weg mit Papier
Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Lager- und Archivkosten reduziert werden. Der Zugriff auf digitale Daten ist schneller und komfortabler als das durchstöbern von Archivboxen.
Umweltfreundlich
Weniger Verbrauch von Papier, Tinte und Toner trägt zur Nachhaltigkeit bei und reduziert die Umweltauswirkungen.
Verbesserte Zusammenarbeit
Mehrere Personen eines Teams können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.
Der Kyocera Workflow Manager – Dokumentenmanagement leicht gemacht
Der Workflow Manager von Kyocera ist ein Beispiel für eine leicht zu implementierende Software. Er ist sehr einfach individualisierbar, bietet aber auch für viele Bereiche vorkonfigurierte Standardmodule, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können.
Was bietet der Workflow Manager?
- Klare Ablagestruktur
- Speichern wiederkehrender Abläufe
- Einfache Einbindung von Dokumenten
- Nachverfolgung von Vorgängen
- Klare Zuständigkeiten
- Schneller Zugriff auf alle Informationen
Welche Module sind verfügbar?
- Vertragsmanagement
- Einkaufsmanagement
- Personalmanagement
- Kundenmanagement
